“Сколько и каких ресурсов мне нужно на ближайшие недели, месяцы, кварталы или годы”? “Должен ли я нанять больше людей для удовлетворения будущих потребностей или усилить усилия по продажам, чтобы все были заняты работой”? “Как я могу избежать потерь при выставлении счетов и контролировать затраты по проекту, пока не стало слишком поздно?”
Это уместные вопросы, которые заинтересованные стороны задают себе каждый день. Чтобы получить правильные ответы, нам необходимо эффективное планирование ресурсов.
Планирование ресурсов может решить эти проблемы в современных динамичных условиях ведения бизнеса. Оно помогает разумно планировать ресурсы с нуля и постоянно оптимизировать вашу рабочую силу. Однако использование кратчайшего пути и неспособность принять своевременное решение отрицательно скажутся на бизнес-цели организации.
Без внедрения надлежащего процесса и техники принятие любого решения будет подобно метанию дротиков в воздух.
Это руководство предназначено для предприятий, чтобы получить подробное представление о планировании ресурсов в управлении проектами.
Планирование ресурсов — это процесс выявления, прогнозирования и распределения наиболее подходящих ресурсов, т. е. человеческих ресурсов, оборудования, активов, сооружений и многого другого, для проектов в нужное время и по нужной стоимости.
Оно также обеспечивает эффективное использование ресурсов во всей организации. Другими словами, это процесс стратегического планирования, направленный на оптимальное использование ресурсов в зависимости от их емкости / доступности и выполнение каждого проекта в установленные сроки и в рамках бюджета.
Давайте возьмем пример: ваша фирма является ИТ-компанией, и у вас на стадии разработки находится проект по разработке программного обеспечения, полученный от глобального клиента на долгосрочную перспективу.
Здесь менеджеры проектов будут учитывать требования клиента, оценивать масштаб проекта, а также прогнозировать и оценивать потребность в ресурсах. В рамках процесса они будут запрашивать ресурсы у менеджеров ресурсов для выполнения этого требования.
Теперь менеджеры по ресурсам оценят новые требования, обнаружат разрыв между спросом и имеющейся рабочей силой и будут искать различные способы восполнить этот пробел. Это будет включать в себя наем новой рабочей силы с рынка или манипулирование ресурсами, доступными внутри организации. Таким образом, способность прогнозировать потребности и разрабатывать стратегию для планирования, распределения, составления графика и эффективного использования ресурсов и соответствующих компетенций называется планированием ресурсов.
Как только вы узнаете, что такое планирование ресурсов, давайте поймем его важность в управлении проектами.
Согласно опросу PMI, “26% компаний, имеющих специальное решение для планирования ресурсов, могут оценивать и распределять ресурсы для своевременного выполнения проектов”.
Таким образом, планирование ресурсов является важнейшей частью процесса управления проектами , поскольку оно играет ключевую роль в успехе проекта.
Создание большего количества проектов на стадии разработки желательно, но нехватка ресурсов для их выполнения приводит к узким местам проекта, задержкам с соблюдением сроков и влияет на качество. Продуманный план ресурсов и своевременное прогнозирование помогают менеджерам заранее спрогнозировать все требования конвейерного проекта.
Таким образом, менеджеры по ресурсам могут либо распределять экономически эффективные глобальные ресурсы, либо нанимать по требованию или на постоянной основе сотрудников с подходящим набором навыков. Это помогает сократить количество операций по найму в последнюю минуту, которые могут привести к увеличению затрат и ухудшению качества.
Прогнозирование спроса, один из важных столпов планирования ресурсов, определяет избыток или нехватку ресурсов путем сравнения спроса на ресурсы с существующими мощностями. На основе этих данных менеджеры могут внедрить правильные методы обеспечения ресурсами для преодоления разрыва в возможностях и спросе.
Когда спрос на ресурсы снижается по сравнению с имеющимися мощностями, это приводит к избытку ресурсов. Этот избыточный потенциал можно уменьшить, опережая будущие работы по проекту, корректируя сроки, перераспределяя ресурсный потенциал в других проектах и т.д.
Когда потребность в ресурсах превышает пропускную способность, возникает нехватка ресурсов. Проблему можно решить, изучив два разных канала привлечения ресурсов.
Внутренний подбор персонала фокусируется на сотрудниках, которые уже числятся в штате фирмы. Это включает в себя подбор сотрудника на основе его навыков и квалификаций или передачу ресурсов из разных проектов.
Если необходимый навык отсутствует во внутренней сети организации, то менеджеры по ресурсам нанимают ресурсы из внешних источников. Это включает в себя наем ресурсов по рекомендациям / сетям и набор внештатных сотрудников / контингента от поставщиков-партнеров.
Выделение нужных ресурсов на нужный проект обеспечивает своевременное выполнение проекта в рамках бюджета. Если ресурсы недостаточно квалифицированы, задержка сроков проекта неизбежна, а если они чрезмерно квалифицированы, это может привести к резкому росту стоимости проекта. Однако, имея эффективное планирование ресурсов, менеджеры могут принимать решения, основанные на данных, чтобы исключить использование избыточных / недостаточно квалифицированных ресурсов для решения задач проекта.
Это позволит менеджерам внедрять подходящие меры по обеспечению ресурсами в нужное время. Например, они могут выделить для выполнения задачи рентабельный глобальный / локальный ресурс или выделенный дополнительный ресурс. Более того, у них будет достаточно времени, чтобы провести запланированный набор персонала вместо мероприятий в последнюю минуту и создать правильное сочетание ресурсов, соответствующее бюджету проекта.
Планирование и прогнозирование ресурсов обеспечивают предвидение использования в рамках проекта. Структурированный план ресурсов включает мобилизацию ресурсов от неоплачиваемых к стратегическим / оплачиваемым проектам для увеличения доходов в зависимости от набора навыков участников. Это предотвращает недостаточное или чрезмерное использование ресурсов и помогает повысить производительность и удовлетворенность сотрудников.
Кроме того, эффективный планировщик ресурсов позволяет менеджерам просматривать текущее и будущее распределение ресурсов на одной платформе. Они также могут периодически проверять отчет о прогнозируемом сравнении с фактическим использованием ресурсов и, соответственно, оптимизировать уровни использования ресурсов.
Планирование ресурсов в управлении проектами помогает менеджерам получить централизованный доступ ко всей информации, связанной с ресурсами, такой как наборы навыков, уровень затрат, местоположение, ресурсный потенциал и многое другое. Такая наглядность и систематический процесс запроса ресурсов помогают менеджерам эффективно использовать модель совместного обслуживания матричной организации. Таким образом, они могут фильтровать и загружать соответствующие ресурсы для проекта / задач в разных отделах.
Кроме того, оно позволяет менеджерам распределять глобальные ресурсы из недорогих мест и контролировать затраты на проект. Более того, усовершенствованный планировщик ресурсов гарантирует, что стратегические ресурсы не назначаются только высокоприоритетным проектам, а равномерно распределяются по всему предприятию. Это подтверждает грамотное распределение ресурсов в проектах и позволяет ресурсам работать над различными заданиями и улучшать свои портфолио.
Критерием успешной реализации проекта является соблюдение сроков реализации проекта и недопущение перерасхода бюджета. Эффективное планирование ресурсов гарантирует, что все требования проекта к ресурсам определены и выполнены. Это также включает периодический анализ эффективности проектов на протяжении всего их жизненного цикла, поскольку спрос на ресурсы периодически колеблется.
Однако, используя прогнозные и фактические отчеты, тепловую карту использования ресурсов и т.д., менеджеры могут отслеживать бюджеты проектов и контролировать их. Регулярный мониторинг в конечном итоге приведет к достижению наиболее важных показателей проекта, таких как удовлетворенность клиентов, более высокое удержание, повышение скорости работы и лояльности к бренду.
Надежное программное обеспечение для планирования ресурсов позволит менеджерам эффективно управлять ресурсами, снижать риски и приводить проекты к успеху. Вот некоторые важные функции, которые являются основополагающими для эффективного планирования ресурсов.
Определение потребностей проекта в ресурсах является фундаментальным аспектом планирования ресурсов. Это включает анализ количества и типа требуемых ресурсов, т. е. человеческих или нечеловеческих. Более того, оно также включает тщательную оценку навыков, компетенций и последующих уровней квалификации, необходимых для выполнения проектов и последующих задач.
С помощью многомерного планирования ресурсов менеджеры имеют представление о профилях ресурсов в различных областях, таких как команда, отделы, местоположение и т.д. Это позволяет им выделять соответствующие ресурсы для проектов в режиме реального времени. Другими словами, оно позволяет менеджерам назначать ресурсы, которые лучше всего подходят, а не те, которые видны первыми, что позволяет грамотно распределять ресурсы для всех проектов.
Как только конвейерный проект достигает определенной стадии вероятности, менеджер оценивает потребности в ресурсах и инициирует процесс подачи заявки. Затем соответствующий менеджер ресурсов приступает к выполнению запроса. Но сначала они должны проанализировать, обладает ли организация достаточными внутренними ресурсами для запуска проекта. Поэтому менеджер по ресурсам сравнивает существующий потенциал ресурсов с требованиями проекта с нескольких точек зрения, таких как роль, отдел, команда, навыки и т.д.
Такая тщательная оценка помогает фирмам заблаговременно выявлять нехватку или избыток. Соответственно, менеджеры могут применять соответствующие стратегии привлечения ресурсов, такие как обучение / повышение квалификации, стратегия аутсорсинга и обратной засыпки, или поэтапный наем нишевых ресурсов. Такой подход сводит к минимуму расточительные циклы найма / увольнения, гарантируя наличие нужных ресурсов для проектов в нужное время и по нужной стоимости.
методы прогнозирования ресурсов позволяют фирмам оптимизировать оплачиваемое и стратегическое использование. Это позволяет мобилизовать ресурсы с неоплачиваемой на оплачиваемую или стратегическую работу. Планировщик ресурсов помогает контролировать финансовые показатели проекта, сравнивая прогнозируемое с фактическим использование. Он также выявляет недостаточное и избыточное использование ресурсов и упреждающе снижает их уровень.
Кроме того, менеджеры могут обращаться к всеобъемлющим отчетам об использовании, тепловым картам с цветовой маркировкой и т.д., Чтобы определить недостаточное / переиспользование ресурсов. Следовательно, они могут внедрять методы оптимизации ресурсов, такие как выравнивание и сглаживание, для обеспечения оптимального прибыльного использования и производительности.
Заблаговременное планирование спроса на ресурсы для текущих и конвейерных проектов важно для того, чтобы компетентные специалисты не сталкивались в последнюю минуту с трудностями. Благодаря надежному планированию ресурсного потенциала организации могут анализировать ресурсный потенциал предприятия и разрыв в спросе на проект. Это предвидение помогает выявить избыток или нехватку ресурсов и предпринять корректирующие шаги для устранения разрыва.
В любом новом бизнесе, вам придется экспериментировать, пробовать и совершать ошибки. Но сам факт того, что вы пытаетесь планировать ресурсы, уже подразумевает, что на этом пути и в вашем проекте будет меньше трудностей.
В случае нехватки ресурсов менеджеры могут применять упреждающие стратегии, такие как переподготовка сотрудников или наем контингента рабочей силы. И наоборот, при избытке ресурсов они могут перенести сроки реализации проекта. Одновременно планирование ресурсов производственных мощностей помогает свести к минимуму время ожидания за счет корректировки сроков или продажи избыточных мощностей по сниженным тарифам и формирования оптимизированной проектной команды, готовой к будущему.
С помощью планировщика ресурсов менеджеры могут на ранней стадии предвидеть, кто из сотрудников окажется на скамье запасных из-за внезапного сокращения объемов деятельности. Например, когда проект заканчивается и начинается следующий, менеджеры хорошо подготовлены заранее и могут заблаговременно распределить эти ресурсы по подходящим вакансиям в проекте.
Менеджеры по ресурсам могут просматривать отчеты о вакансиях по проектам и планировать работу с ресурсами до того, как они приступят к работе. Это сократит время между проектами для большинства ресурсов и улучшит результаты деятельности организации. Кроме того, благодаря эффективному управлению стендами менеджеры могут предоставлять возможности обучения или теневого управления отдельным сотрудникам, чтобы повысить их платежеспособность.
Современные специалисты по планированию ресурсов предоставляют отчеты и аналитику бизнес-аналитики в режиме реального времени для ускорения процесса принятия решений в быстро меняющейся бизнес-среде. Эти настраиваемые информационные панели и пользовательские отчеты позволяют конечным пользователям без особых усилий разделять релевантную информацию на части и представлять информацию в виде интуитивно понятных графиков и отчетов.
Более того, intelligent BI использует комбинацию прав безопасности, дизайна портала и фильтров, позволяя конечному пользователю просматривать соответствующие данные и предотвращать информационную перегрузку. Кроме того, это позволит менеджерам адаптировать отчеты к данным, соответствующим их конкретным требованиям. Упрощенный доступ позволяет менеджерам быстрее принимать решения и улучшает общий показатель работоспособности ресурсов.Анализ «Что, если» в рамках планирования ресурсов позволяет фирмам создавать и моделировать различные сценарии использования ресурсов в среде с несколькими проектами. Это помогает менеджерам сравнивать различные сценарии и их потенциальные результаты. Соответственно, менеджер может формировать различные сочетания ресурсов с учетом полученных доходов, чтобы найти наиболее прибыльный проект.
Таким образом, после разработки наилучшего сценария менеджеры могут применить его к ресурсному плану. Более того, анализ «что, если» также помогает расставлять приоритеты в прибыльных проектах на основе таких критериев, как бюджет и сроки. В результате оно позволяет организациям управлять потребностями нескольких проектов с ограниченными ресурсами.
Создание эффективного плана ресурсов имеет важное значение, поскольку оно оптимизирует использование ресурсов, минимизирует потери и обеспечивает финансовую стабильность на протяжении всего проекта. Вот подробная пошаговая разбивка того же самого. С самого начала менеджеры запускают процесс планирования ресурсов, досконально понимая как требования проекта, так и ресурсы, доступные в организации. Это включает оценку объема проекта, целей, сроков и бюджета.
Исходя из этого, менеджеры проектов могут оценивать потребности в ресурсах с точки зрения навыков, типов и количества. Эта первоначальная оценка помогает руководителям определить, соответствуют ли существующие навыки и компетентность персонала общим целям проекта, и принять соответствующие корректирующие меры. Таким образом, это помогает избежать каких-либо сбоев в последнюю минуту, обеспечивая успешное выполнение проекта.
После того, как руководитель проекта определяет требования проекта, следующим шагом является запрос необходимых ресурсов у менеджеров ресурсов для удовлетворения потребностей проекта. Менеджеры ресурсов играют ключевую роль в оценке разрыва между производительностью и спросом.
Они тщательно анализируют нехватку или избыток ресурсов с различных точек зрения, т. Е. Роли, навыков, компетентности и т.д. Этот упреждающий подход позволяет организациям предвидеть проблемы с ресурсами, обеспечивая стратегическое планирование и распределение ресурсов.
После выявления нехватки и избытка ресурсов менеджеры должны принять упреждающие меры для устранения дефицита ресурсов в краткосрочной или долгосрочной перспективе. Такая наглядность нехватки ресурсов дает руководителям достаточно времени для начала перспективного планирования и принятия соответствующих мер по обеспечению ресурсами для устранения разрыва.
Например, в случае нехватки ресурсов организации могут способствовать переподготовке / повышению квалификации, перераспределению приоритетов проекта или найму постоянной / контингентной рабочей силы, чтобы избежать затрат на наем / увольнение в последнюю минуту. И наоборот, когда ресурсов в избытке, менеджеры могут либо перенести сроки реализации проекта, либо продать избыточные мощности, чтобы оптимизировать использование каждого ресурса и обеспечить успешное выполнение проекта.
Эффективное распределение ресурсов — важнейший шаг в процессе планирования. Используя централизованное представление и расширенные фильтры, менеджеры могут стратегически распределять ресурсы на основе доступности, навыков, компетенций и интересов. Это гарантирует, что менеджеры подберут для проектов подходящую квалифицированную рабочую силу с соответствующим опытом для достижения оптимального успеха проекта.
Менеджеры также могут сформировать правильное сочетание ресурсов из старших / младших сотрудников или контингента / постоянной рабочей силы, в зависимости от требований проекта. Это поможет им контролировать бюджет проекта без ущерба для качества результатов. Таким образом, компания может последовательно завершать проекты в срок и в рамках бюджета, выделяя наиболее подходящие ресурсы.
В краткосрочной перспективе идеальным выбором является наем условной рабочей силы или фрилансера. Однако для долгосрочного задания важно сосредоточиться на постоянном найме со временем выполнения заказа. Следовательно, учет продолжительности проекта при найме помогает свести к минимуму расточительные циклы найма / увольнения.
Общие квалифицированные ресурсы относительно легко планировать, поскольку они легко доступны внутри организации. С другой стороны, наем ресурсов с узкоспециализированными навыками может потребовать дополнительного времени из-за их нехватки, что часто приводит к более высоким затратам. Кроме того, после выполнения их задания перераспределение их в организации может оказаться сложной задачей.
Важно, чтобы менеджеры ресурсов нанимали для проекта подходящих сотрудников с определенным набором навыков и опыта. Они должны учитывать уровень затрат на ресурсы, соответствующий бюджету проектов. Кроме того, менеджеры должны также учитывать локальные, оффшорные и прибрежные варианты в стратегии подбора персонала, чтобы минимизировать общие затраты на ресурсы проекта.
Планировщик ресурсов корпоративного уровня предлагает различные возможности для мониторинга и эффективного сокращения затрат на проект. Некоторые из них включают прогнозирование, планирование мощностей, моделирование ресурсов, управление конвейером, стендовое управление и т.д. Вот некоторые из развивающихся тенденций планирования ресурсов в управлении проектами.